名刺をWordで作成・発注する方法とは？ 名刺コラム一覧｜格安名刺ネット印刷・作成なら名刺21

1．実はWordに名刺作成の機能が実装されている

Wordで名刺を作成できることは知っていましたか？じつは名刺作成の機能もデフォルトで実装されています。もちろん、PhotoshopやIllustratorなどのデザイン作成のアプリケーションと比較すると、配置の微調整、微少の色彩の変化などをつける能力においてはやや劣りますが、特に強いこだわりがなければ問題なく名刺を作成することができます。

● 事前の設定が必要

まず作成する前に設定がいくつか必要になります。
Wordを開いて、［差し込み文書］タブ、［作成］グループの、［ラベル］ボタンをクリックします。
[ラベル]からオプションをクリック。
製品番号はどれでもかまいません。この「製品番号」というのはあくまで自分で印刷までする時に用紙を指定する必要があるため、存在しているものなので、業者に発注する場合には関係ありません。

● 画像の挿入方法

画像の挿入は、[挿入]から[図]を選択し、該当のファイルを選べばカーソル位置に画像を配置することができます。
画像の加工はWord側でも設定ができますが、加工をつけるのはおすすめしません。なぜならば、加工をするとファイルが非常に重くなり、操作がしにくくなるためです。Photoshop等の画像修正ソフトを使うか、持っていない場合はペイント等で画像の修正を行いましょう。

● 画像の移動・拡大

画像はドラックをすると、移動することができます。ただし、変な間隔や改行がされてしまうことがありますので、画像を切り取って配置したい場所にカーソルをあわせて貼り付けるのが無難でしょう。また拡大縮小の作業は縦横比に注意をして行いましょう。画像の角にカーソルを持って行き[Shift]を抑えながらドラックをして拡大縮小を行うと上手くいきます。

● テキストの配置

Wordで直接文章を打つのではなく、「テキストボックス」を利用しましょう。MicroSoftのアプリケーションであれば大概のものに入っている機能です。
[挿入]から[テキストボックス]を選択すると使用が可能となります。ただし、Illustratorほどの細かい配置は出来ないので注意です。しかしその分、正確に配置をしてくれるので「ずれる」「不均等」になるという心配はいりません。また「名前」と「住所」「肩書き」などで分けると非常に操作がしやすいです。すべて同じボックスに入れてしまうと、同時に動くので、柔軟な配置ができません。

2．基本的にファイル形式をまたいで作成はできない

基本的なことですが、Wordで作成する場合はPDF以外のファイルへの書き換えができません。アプリケーションには「ファイル形式」というものが存在しており、アプリケーションによってファイル形式が異なります。Illustratorのファイル形式は、ai、PDF、eps、svgになります。そしてPhotoshopの場合は、PSD、PSB、TIFFで保存するのが一般的です。

Wordはdoc、docxが一般的です。それぞれファイル形式が異なるため、ファイルをまたいでの作成はできません。原則、一つのファイルでの作業になります。PhotoshopとIllustrator間ではファイル互換は可能ですが、作業効率上、ひとつのアプリケーションで作成するのが一般的です。

3．入稿における注意点

● 画像解像度に注意する

元々の画像サイズが小さい、あるいは画質が粗い場合、画像が正しく名刺に印刷されません。できる限り画像解像度の高い画像を使うことをおすすめします。スマートフォンで撮影した写真を使用する場合、最近リリースされている最新機種のものは画素数が高いため、拡大しても問題ありませんが、古い機種で撮影したものは拡大すると画質が粗くなってしまうことがあるので注意をしましょう。

● 背景画像は塗り足しを忘れずに

背景画像は塗り足し部分まで配置しないと、データ不備とみなされ、印刷業者から再入稿依頼をされることがあります。基本的には天地左右で3mmずつの塗り足しが必要になります。3mm分を塗りたしたい場合は、白池の図形を挿入し目印にして、それに合わせて背景画像を拡大するとよりスムーズに行えます。

● フォントの埋め込み作業が必要

Illustrator同様、フォントが変わらないようにするために、埋め込み作業が必要になります。方法は以下の通りです。

● Word2003の場合

[ツール]を開いて[オプション]を選択。さらに[オプション]から[保存]を選択し、[TrueTypeフォントを埋め込む]の[使用されている文字だけを埋め込む]にチェックを入れて[OK]を押して完了。

● Word2010の場合

[ファイル]をクリックし、[オプション]を選択。
[保存]タブから、[ファイルにフォントを埋め込む]にチェックを入れてOKを押して完了。

○ リッチテキスト形式はバグを起こす恐れあり

MacにはデフォルトでWindowsと同様の機能を有するWordソフトが存在しません。データを作成すると、リッチテキストというファイル形式になることがあります。これはWindowsのWordでは読み込めないファイル形式です。そのため、Macで作成する場合でもファイル形式はdocあるいはdocxに統一しましょう。

○ Wordファイルで入稿出来ない場合は？

印刷会社ではPDFかaiファイルでの入稿が一般的です。doc、docxからaiファイルへの書き換えは不可能なので、PDFかjpgで対応をしている業者に注文をしないといけません。注文をする前にファイル形式を確認するのが得策でしょう。

○ PDFデータへの変換方法

Word2007版から、Wordソフト単体でPDFに変換する機能が実装されました。そのため、Word2007以降を持っている人は変換ソフトが不要になります。Word2003より以前のバージョンを使用している場合は、「doPDF」「PDF reDirect」等の無料PDF変換ソフトを利用して変換をしましょう。

まとめ

名刺21ではワード入稿は受け付けておりませんが知識、共有したい情報としてご紹介をいたしました。もしワードで、名刺を作成することがありましたらご参考下さい。