封筒作成・封筒印刷の注文する前の4つのポイント

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封筒作成・印刷を注文する前に決めておきたいこと4つ

封筒印刷において決めるべきことを要点にまとめて説明します。何を業者に確認する必要があるか、また何を事前に明確にしておくべきかなど、紹介します。

1.封筒の用途を再度確認しよう

封筒を大量に発注したい。
そう思っていざ印刷会社の商品一覧を見ても、たくさん種類があってどれを選んでいいのかわかりません。

封筒を何に使用するのか、今一度確認しましょう。請求書を送付するのか、DMを発送するのか、カタログ封入に使用するのかなど、用途によってサイズや封筒の種類が変わってきます。事前に封筒の用途を明確にしておきましょう。用途に推奨されるサイズを次にまとめましたので、参考にしてみてください。

【用途別】

・長4封筒(90×205mm)
請求書、納品書等の書状の送付にうってつけです。B5サイズの3つ折りに最適な封筒サイズです。

・長3封筒(235×120mm)
最もポピュラーなタイプです。A4の3つ折りサイズに最適です。請求書や納品書等の書類送付だけでなく、DMの発送にも活用できます。

・洋2封筒(162×114mm)
写真やポストカードに最適なサイズです。結婚や季節の挨拶に人気のサイズです。

・洋長3封筒(235×120mm)
A4の3つ折りが入る洋風タイプで、事務用・DMなど幅広く活用できます。

・角3封筒(277×216mm)
B5サイズが入る封筒です。書類封入より、カタログや冊子などに適しています。

・角形20封筒(229×324mm)
A4判がそのまま封入可能です。A4サイズの用紙を折らずに封入可能なため、履歴書や職務経歴書を封入する方によく利用されます。

・角2封筒(332×240mm)
カタログや取引先にビジネス書類を送付する際によく用いられる封筒サイズです。A4サイズの用紙をそのまま封入することができます。

2.掲載内容を整理

・掲載する情報を決めよう
掲載内容によって料金は大幅に変わってきます。
例えば、結婚式の招待状を送る際に「一般」「お世話になっている人」「親族」で、異なる形式の封筒を発送する場合、印刷・発送には手間がかかるため料金が高くなる傾向にあります。作成・印刷内容が同一なほど、安くなる傾向にあります。
またDMやカタログに使用する場合は、いかに封筒が注目されて開封されるかが勝負になります。そのため、外封筒は目をひくデザインにするのが良いでしょう。

【一般的に掲載する情報】

・差出人住所(自社の住所)
・差出人名(自社名)
・会社ロゴ
・イラスト

【必要に応じて掲載する情報】

・料金別納郵便マーク
・「請求書在中」など書類の種類
・宣伝文

3.封筒の種類を決めよう

封筒は単純そうに見えて、実は非常に奥が深いです。封筒の用紙はもちろん、テープがついている封筒、のりがついている封筒など多種多様です。用途にあわせて使い分けるのが良いでしょう。

▼用紙を決める

用紙の選定は非常に重要です。例えば、重要な情報を封入する場合は中の文字が透けないような素材を選択しないといけません。万が一、透けて内容が分かってしまうと、情報漏えいのリスクがあり危険です。

・ケント封筒
一番定番の封筒用紙です。通常は白封筒ですがフルカラー印刷で対応することも可能です。

・クラフト封筒
クラフト封筒は素材が丈夫なため、ケント封筒と比較して、破損などの心配がありません。

・透明封筒
DMやカタログ送付の時によく用いられる用紙です。代表例としてはグラシン封筒があげられます。開封率が一般の封筒と比較すると高いといわれています。封筒に封入するDMとの相性もあるので、その点を踏まえたうえで検討すると良い外封筒でしょう。

▼封筒のオプションを決める

・テープのり付き封筒
ベロの部分にのりが付いているタイプの封筒です。テープの利点は手や封筒が汚れることなく貼り合わせることができるので、大量の封入作業にはおすすめの封筒です。

・水のり付き封筒
水をつけると、くっつく仕様になっている封筒です。ベロの部分に水のりが付いているタイプです。封入・封かん機を使用する場合はおすすめです。

・マチ付き封筒
多くの書類を入れる際、書類の持ち運びに使える封筒タイプです。そのままでは郵送ができないのでご注意ください。

・窓付き封筒
中の書類に書いた宛名が見えるように窓が付いている封筒タイプです。窓はセロハンであることが一般的ですが、紙製にすることもできます。請求書等の書類送付にうってつけです。

4.注文範囲を確認する

DMの印刷においては、工程が多く存在し、どこから注文するかによって料金が変わります。基本的に多くの工程でまとめて注文をしたほうが値引きの対象になり、全体でみれば安く済ませることが可能になります。

・封筒のデザインの作成
封筒印刷をする業者の中には、OE(外封筒)のデザイン作成を行っているところもあります。発注者側でラフ案を提出する事も可能ですし、業者にデザイン案からお願いする事もできます。より効果的な封筒作成をするためには業者に企画から依頼をするのが得策ですが、費用を抑えたいのならコンセプト・企画等は自社で明確に決めて作成の部分から発注する方が修正も最低限で済みます。

・封入作業
封入作業は非常に骨が折れる作業であるため、委託するケースも多いです。業者に封入物の内容一式を送るのが通例です。ただし発注するロット数が少なければ、自社で行った方が良いこともあります。納期、予算、工数を踏まえた上で判断しましょう。

・宛名印字
宛名のデータは基本的にエクセル又はCSV形式で納品するのが一般的です。紙ベースでしかデータを保有していない場合、データ入力代行をする必要があります。宛名印字の方法には直接印字するか、宛名シールを貼るかの二種類があります。直接印字する場合は、宛名シール代と作業における追加費用が発生しないため費用を抑えつつ、しかもきれいに宛名を印字する事が可能です。

・発送
指定の顧客リストに対して封筒を発送します。顧客リストを保有していない場合は、リストの作成代行を依頼する事ができます。DMの発送代行を格安にする場合は、リストを自社で作成する必要があります。事前に業者にリスト作成代行ができるか確認をしましょう。

■まとめ

いかがでしたでしょうか。封筒作成といっても印刷や発送、そして開封まで多くの工程が存在します。どのような用途で封筒を使うのか、予算によって封筒の出来不出来、効果のほどは変わってきます。本来の封筒の役割は書類を守るためにあるものでしたが、現在では、いかに「捨てられない」「開封してくれる」書類にするための重要なツールの一つとなっています。是非参考にしてみてください。

おわりに

ステッカー作成は簡単なようで実は奥が深いです。事前に検討しておかないといけないことも実は多くあります。ただ、事前に明確にしておけば格安にクオリティが高いものを作成することが可能です。ぜひともご参考にしていただければ幸いです。