名刺スキャンがスムーズにできる!名刺デザインのコツ3選

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名刺スキャンがスムーズにできる!名刺デザインのコツ3選

名刺をスキャンする際にエラーを起こしやすい色、フォントサイズ、種類、紙など注意すべき点をご紹介します。スキャンしやすい名刺なら相手もストレスフリー。

Sansanなどの名刺スキャンアプリが流行りだしている

「名刺アプリをダウンロードしたのに、うまくスキャンできない。」
そんなこと、ありませんか?

Sansanに代表されるように名刺スキャンがCMなどで徐々に認知され、利用する人が増えつつあります。
スマートフォンで名刺を写すだけで情報を読み込み、かつPCや他デバイスと連携してデータを保管できるので、大変便利なアプリとして紹介されています。
ただ名刺スキャンを考慮して名刺作成しようとする人はなかなかいません。そのため、スキャンをすることを前提に作成されていない名刺が多く見受けられます。

スキャンしやすい名刺は、相手にとっては「ストレスフリー」な名刺になります。

今後来たる名刺スキャンの普及に備えて、名刺スキャンに適した名刺デザインの方法をご紹介します。

1.スキャンしやすいフォントの選び方

●特殊なフォントは極力控える

基本的にフリーフォントは、セキュリティや対応環境が保証されていません。
そのため、スキャナーで正しく読み込まない可能性があります。

またOSにデフォルトで登録されているフォントでも、スキャナーが対応していない可能性があります。「MS系」「小塚系」「メイリオ」のような、どのPCでも対応可能なフォントを使用するのが得策でしょう。

エラーを起こしやすいフォント

【日本語】

・草書体
・省略字、旧字体、異字体が使用されるフォント
・落書きテイストのフォント

【英語】

・筆記体
・過度に細いもの
・エンブレムデザイン等の特殊なフォント

【その他】

・英語、日本語以外の言語は使用しない

そして、文字が過度に小さい、省略文字など読みにくいフォントは、読み込みにエラーが起きる場合があります。文字は小さすぎず、字を詰め過ぎないようにしましょう。

●日本語・英語以外は読み込みができない

スキャナーの中には、多言語対応のものもあります。しかし、日本で手に入りやすいスキャナーは、英語、日本語など基本的な言語にしか対応していません。フランス語やハングル語や中国語が含まれている場合は、正しく機械が読み込まない可能性が高いです。もし企業名に含まれている場合は、Illustrator等のイラスト・デザイン加工ソフトにて作成をするのが無難です。

●記号は乱用しない

記号の星マークや円形マーク等の記号は環境依存文字と見なされて、読み込んだとしても正しいデータを取り込めないことがあります。スキャナーが全てのOSやPCに対応しているとは限らないので、記号の乱用は控えましょう

2.レイアウト・デザインで気をつけるべき点

●レイアウトはシンプルに

奇抜なレイアウト・配置であると、スキャナーが文字情報を誤って認識して正しいデータが取得できないことがあります。
例えば、縦にURLを配置している、斜めに名前を配置しているなどのデザインは読み込めない可能性が高いです。
フリーランスや個人事業主の場合はデザインに制約がないためこだわりたくなりますが、スキャンされることを考えるのならば、奇抜なデザインにするのは避けた方が良いでしょう。

●メリハリをつけてフォントサイズを調整

スキャナーは「名前」「社名」「肩書」「アドレス」などを自動的に選別して保存してくれます。
しかし、どれも同じフォントサイズでは、正確に選別してくれません。
「名前」と「肩書」のフォントを同じサイズにする方が多いですが、「名前」を大きく「肩書」を小さくして、それぞれの項目に大きさでメリハリをつけましょう。

●背景は白く、文字は黒く

背景が淡色、文字が白抜きでデザインされている名刺もありますね。しかし、名刺スキャナーは淡色カラーの読み込みが苦手です。
スキャナーは濃色で黒に近い色ほど読み取りやすい傾向にあります。色が薄い淡色の組み合わせだと、背景と文字を混同してしまうため、もし読み込んでも異なるデータを吐き出す可能性があります。
かといって文字を濃い色のまま背景を黒っぽくしてしまうのも、読み取りエラーを起こすことがあります。
背景は文字とのバランスを考えてなるべくコントラストのあるものを選択しましょう。

3.加工オプションで気をつけるべき点

●名刺の長さは91mm×55mmにする

通常、名刺の長さは91mm×55mmですが、名刺の中には長辺の長さが短い名刺があります。外資系の名刺がいい例です。長さが足りないと読み取りエラーが起こることがあります。読み取りやすさを考えるのならば、通常サイズで作成するのがベターです。

●透けている名刺は読み込めない可能性が高い

透けている名刺はスキャンができない可能性が高いです。材質問わず、透けているものは読み取りが困難になるケースが多いので、スキャンされることを意識するなら向いていません。

●表面に加工を施さない

次のような加工は読み取りができなくなる可能性が高いです。もし加工を入れるのならば、情報の少ない裏面に加工を施しましょう。

  • 箔押し、グロス加工・・・読み込む際に光が反射し正しく読み込めません。
  • 折り目、切れ目・・・折り目、切れ目が重なっている文字情報に関しては誤った情報で読まれることがあります。
  • 穴あき、型抜き・・・二つ折りで穴あきの加工にしているものは、内側の情報を誤って読み取ってしまう可能性があります。

スキャンしやすい名刺作成はプロに発注しよう

デザインや使い勝手が格段に違うというのはもちろん、自分で名刺作成を行うと、正しくスキャンができない名刺を作ってしまう可能性があるからです。
よくある失敗例が横幅が均等にならないことです。
スキャナーには、トレイに納めて名刺をスキャンするタイプがあります。自分で名刺を作成した場合、裁ち落としが上手くできず不整形になっているケースが多く、トレイに収まらずスキャンができないことがあります。
費用を抑えるのも大切ですが、取引先の方がスキャンできないとなるとそれだけで機会損失になる恐れがあります。費用に固執せず、少し費用がかかっても名刺作成をプロに依頼するのをオススメします。

手元に置いて欲しいのは名刺のデータ

デジタル化が進む中で、名刺をスキャンすることが主流になることは大いに予想されます。名刺の渡し方や名刺の見やすさはもちろん大切ですが、今後は「正しくスキャンされるか」「すぐに読み込めるか」というのも一つの「良い名刺の定義」になるかもしれません。参考にしていただければ幸いです。